Als traditionsreiches Verlagshaus mit einer fast 100-jährigen Geschichte steht der Carl Hanser Verlag (CHV) gleichermaßen für Beständigkeit und Innovation. In einer zunehmend digitalen Welt musste der Hanser Verlag jedoch neue Wege finden, um den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Der Fokus lag auf der Optimierung des Abo- und Subscription-Managements, um hybride und digitale Produktbündel effektiv anbieten zu können. Ferner stand die Schaffung aussagekräftiger Reportings für diese Produktbündel im Vordergrund.
Unser Auftrag bei Argestes: Eine skalierbare und zukunftssichere Lösung auswählen, die Effizienz und Flexibilität bringt – und gleichzeitig langfristige Kosteneinsparungen ermöglicht.
Ausgangslage beim Carl Hanser Verlag
Die Kernprobleme:
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Hohe Kosten durch externe Dienstleister
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Ineffiziente Prozesse bei der Verwaltung von Abonnements und im Wechselversand
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Fehlende Flexibilität, um hybride und digitale Produktbündel effektiv anzubieten
Das Ziel: Eine umfassende Optimierung der Subscription-Prozesse und die Auswahl eines Dienstleisters, der alle Anforderungen abdeckt und gleichzeitig Kosteneffizienz gewährleistet.
Unser Vorgehen: Schritt für Schritt zur optimalen Lösung
Projektplanung und Vorbereitung
Ein gelungener Projektstart ist die Grundlage für den Erfolg. Gemeinsam mit den Teams des Hanser Verlags haben wir die Ausgangslage analysiert und Ziele definiert:
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Initialer Workshop:
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Mittels der Plattform Miro wurden Ziele, Projektumfang, Risiken und der Zeitplan visualisiert und abgestimmt. Beteiligte Abteilungen wie Marketing, IT und Buchhaltung brachten ihre Anforderungen ein.
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Anforderungsaufnahme:
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Mit dem User-Story-Ansatz identifizierten wir in interaktiven Workshops, in diesem Fall online, die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Fachbereiche. Die Dokumentation fand in den gängigen Projekttools Jira und Confluence statt.
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Dienstleisteranalyse:
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Mit Hilfe einer Marktrecherche und einer SWOT-Analyse wurde eine Longlist potenzieller Anbieter ausgearbeitet, die den Lösungsanforderungen gerecht werden.
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Mittels einer strukturierten Interessenbekundung wurden die potenziellen Anbieter über die Anforderungen informiert und deren Lösungskompetenzen angefragt. Auf Basis der Interessenbekundung konnte aus der Longlist eine Shortlist gebildet werden.
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Evaluierung und Auswahl
Der nächste Schritt bestand darin, die best-passendsten Anbieter zu identifizieren und auf Gemeinsamkeiten zu prüfen:
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Workshops mit Dienstleistern:
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Mit den Anbietern der Shortlist wurden strukturierte Workshops entlang eines "Drehbuchs", moderiert von Argestes, durchgeführt.
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Für das vordefiniertes "Drehbuch", das die Vergleichbarkeit alle Anbieter ermöglicht, wurden die Dienstleister zunächst gebrieft.
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Die Bewertungsbereiche umfassten die relevantesten Aspekte des Anforderungskatalogs, der sowohl funktionale als auch technische und wirtschaftliche Kriterien beinhaltet.
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Bei der Ausschreibung und Implementierung neuer Technologien oder Dienstleister treten oft typische Herausforderungen auf, die eine sorgfältige Planung und Koordination erfordern:
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Vielfältige Anforderungen: Unterschiedliche Abteilungen bringen Anforderungen ein, die harmonisiert werden müssen.
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Zeitlicher Druck: Enge Zeitrahmen zur Umsetzung können die Abstimmung zwischen internen Teams und externen Anbietern erschweren.
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Abwesenheiten und Ressourcenmanagement: Krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfälle von Schlüsselpersonen beeinträchtigen den Informationsfluss.
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Vergleichbarkeit der Angebote: Die Bewertung von Anbietern mit verschiedenen Stärken und Schwerpunkten, erfordert strukturierte Kriterien.
Durch vorausschauende Planung und den Einsatz bewährter Methoden konnten wir von Argestes diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen und sicherstellen, dass das Projekt fristgerecht und effizient abgeschlossen wurde.
Ergebnisse: Optimierte Prozesse und Daten im Kundenservice
Obwohl sich das Projekt aktuell noch in der Umsetzungsphase befindet, lassen sich bereits erste Erfolge sehen:
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Kostenneutral bei erweitertem Leistungsumfang: Der ausgewählte Dienstleister deckt alle Anforderungen ab und erweitert den Leistungsumfang – ohne die bisherigen Kosten zu übersteigen.
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Prozessoptimierung: Die neuen Lösungen schaffen die Basis für eine reibungslose Verwaltung von analogen, digitalen und hybriden Produktbündeln.
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Verbesserter Kundenservice: Durch den erweiterten 1st-Level-Support wird der Servicegrad signifikant gesteigert.
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Zukunftssichere Systeme: Die moderne Infrastruktur des ausgewählten Dienstleisters ermöglicht es dem Verlag, flexibel auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren.
Lessons Learned und Empfehlungen
Das Projekt mit dem Carl Hanser Verlag hat uns einmal mehr gezeigt, wie wichtig es ist, eine klare Strategie mit flexiblen Ansätzen zu verbinden. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse, die wir daraus gezogen haben:
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Agil bleiben: Regelmäßige Abstimmungen und eine offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten sind essenziell, um Risiken frühzeitig zu erkennen und flexibel darauf zu reagieren. Agile Methoden wie iterative Workshops und Jour-fixe-Termine erleichtern die Abstimmung und sorgen dafür, dass Teams effizient zusammenarbeiten, selbst wenn unvorhergesehene Herausforderungen auftreten.
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Best Practices nutzen: Bewährte Vorgehensweisen bieten eine solide Grundlage, um komplexe Projekte zu strukturieren und erfolgreich umzusetzen. Bewertungsmatrizen sorgen für Transparenz bei der Dienstleisterauswahl, während User-Story-Ansätze helfen, individuelle Anforderungen klar zu definieren und zu priorisieren. Diese Methoden erhöhen die Vergleichbarkeit und fördern fundierte Entscheidungen.
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Flexibel reagieren: Risiken wie Abwesenheiten oder veränderte Anforderungen lassen sich nie ganz vermeiden, können aber durch vorausschauende Planung abgefedert werden. Klare Strukturen, definierte Rollen und ein gut dokumentierter Projektverlauf schaffen die nötige Flexibilität, um auch in anspruchsvollen Situationen handlungsfähig zu bleiben.
Diese Erkenntnisse sind nicht nur auf ähnliche Projekte anwendbar, sondern bieten auch anderen Unternehmen wertvolle Orientierung bei der Optimierung ihrer Prozesse und Strukturen.
Fazit
Dank der strukturierten und methodischen Vorgehensweise von Argestes hat der Carl Hanser Verlag eine gute Basis für eine erfolgreiche Zukunft des (digitalen) Abogeschäfts gelegt. Durch die Optimierung der Prozesse und die systematische Auswahl des richtigen Dienstleisters konnte Hanser Verlag den Grundstein für langfristigen Erfolg legen.
Sind Sie auch auf der Suche nach einer Lösung, die Ihre Prozesse optimiert und zukunftssicher macht?
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